Вимоги до оформлення додатків до документів і відміток про їх наявність
Як згідно з чинними правилами документування потрібно оформляти і засвідчувати різні види додатків?
Вимоги до складення й оформлення додатків до різних видів організаційно-розпорядчих документів визначені у пунктах 44–47 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних і місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (далі — Постанова № 55), а також у пунктах 86–87 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої Постановою № 55.
Вимоги до оформлення реквізиту «Відмітка про наявність додатка» на організаційно-розпорядчих документах і передусім на службових супровідних листах встановлено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складають з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
На додатках (положеннях, інструкціях, правилах, порядках тощо), що затверджуються розпорядчими документами (постановою, розпорядженням, наказом тощо), проставляють гриф затвердження відповідно до вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). А у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту самої постанови, розпорядження чи наказу роблять посилання: «що додається» або «(додається)».
При цьому на додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, переліки, форми тощо) до основного документа (інструкції, порядку, правил тощо) повинні мати відмітку з посиланням на цей основний документ та відповідний пункт його тексту, наприклад:
У тексті основного документа (інструкції, порядку, правил тощо) робиться відмітка про наявність додатків: «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».
Додатки оформляють, як правило, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм х 297 мм).
Якщо додаток лише один, його не нумерують. У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2 і так далі. При цьому знак «№» перед цифровим позначенням не ставлять.
На другому і наступних аркушах додатка робиться відповідна відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1», «Продовження додатка 2».
Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.
Зверніть увагу! Кожний додаток має бути завізований працівником, який його створив, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, мають бути підписані керівниками відповідних структурних підрозділів юридичної особи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Відмітку про наявність додатків, повну назву яких наводять переважно в тексті супровідного листа, оформлюють після тексту листа перед підписом за такою формою:
Якщо документ має додатки, повні назви яких не наведено в тексті документа, то ці назви потрібно вказати у відмітці про наявність додатків із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають, наприклад:
У разі якщо документ містить більше десяти додатків, складають опис, а відмітку про наявність додатків оформлюють у такий спосіб:
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють таким чином:
Слід зауважити, що згідно з пунктом 4 глави 7 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
- 1 — Правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів)
- 2 — Наявність і правильність зазначення адреси
- 3 — Наявність на документі відмітки про додатки
- 4 — Наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього
- 5 — Наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах юридичної особи — автора
- 6 — Наявність і повноту додатків
- 7 — Відповідність кількості примірників кількості адресатів
Насамкінець зазначимо, що вимоги до підготовки додатків до різних видів організаційно-розпорядчих документів, а також оформлення відмітки про наявність додатків до супровідних листів повинні бути чітко прописані в індивідуальній інструкції з діловодства юридичної особи. При цьому примірник цієї інструкції має бути в кожному структурному підрозділі, діяльність якого хоч якось пов’язана з оформлення службової документації.