Посадова інструкція: як підготувати й навіщо вона потрібна
Посадова інструкція – це не просто формальність. Це дорожня карта, яка допомагає працівнику зрозуміти свої завдання, а роботодавцю – забезпечити порядок і ефективність у команді.
Для працівника це:
- чітке розуміння його прав, обов’язків і завдань;
- орієнтир у роботі та розуміння пріоритетів;
- захист від необґрунтованих вимог.
Для роботодавця це:
- зрозумілий та чіткий розподіл обов’язків у команді;
- інструмент для оцінки ефективності;
- захист та опора у разі трудових конфліктів;
- виконання вимог законодавства про працю.
Хто має складати посадову інструкцію?
Посадова інструкція – це локальний нормативний акт, який адаптують під специфіку конкретного підприємства.
Зазвичай текст готує керівник підрозділу у співпраці з кадровим фахівцем, далі його узгоджують з юристом (за потреби), а потім документ затверджує директор або уповноважена особа.
Як правильно скласти посадову інструкцію?
Щоб посадова інструкція була справді корисною, вона має бути чіткою, зрозумілою та актуальною. Почніть із визначення завдань і обов’язків посади, враховуючи як основні, так і другорядні функції.
Далі структуруйте документ за основними розділами:
У розділі «Загальні положення» опишіть основну інформацію: мету роботи, підпорядкованість, хто призначає працівника, де розташоване його робоче місце, підлеглість співробітника, наявність підлеглих працівників, а також які знання й навички йому потрібні.
У розділі «Завдання та обов’язки» перерахуйте використовуючи ДКХП, конкретні завдання, які працівник зобов'язаний виконувати щодня та в якій послідовності, щоб уникнути плутанини.
У розділі «Права працівника» вкажіть, які повноваження він має, і де проходять межі його відповідальності. Це допоможе уникати непорозумінь.
У розділі «Відповідальність» поясніть, за що відповідає працівник і які наслідки можуть бути у разі порушень.
У розділі «Повинен знати» зазначте, яку освіту, кваліфікацію та нормативну базу має знати працівник, щоб впоратися зі своїми завданнями.
У розділі «Взаємовідносини (зв'язки)» опишіть, з ким працівник співпрацює, кому підзвітний і від кого отримує завдання, щоб забезпечити ефективну комунікацію.
Увага! За потреби можна додати додаткові розділи, але базова структура має залишатися. Також обов’язково перевіряйте відповідність стандартам (наприклад, ДСТУ 4163:2020)
Як правильно впровадити посадові інструкції?
Коли інструкція готова, важливо надати їй юридичної сили. Для цього потрібно затвердити кожну інструкцію окремо – підписом директора у верхньому правому куті.
Увага! Обов’язково ознайомлюйте працівника з документом під підпис, а примірник додавайте до особової справи. Цей підпис стане головним аргументом під час вирішення трудових спорів.
Як зробити, щоб інструкції працювали, а не припадали пилом?
- Складіть їх для всіх посад.
- Використовуйте просту мову, без канцеляризмів та двозначних формулювань.
- Враховуйте реальні обов’язки працівників.
- Залучайте до створення керівників підрозділів.
- Перевіряйте відповідність законодавству й стандартам (зокрема, ДСТУ 4163:2020).
- Пояснюйте працівникам зміст, залишайте достатньо часу на ознайомлення та запитання. Ознайомлюйте працівника під підпис!
- Регулярно оновлюйте документ після змін у компанії.
- Використовуйте інструкцію як основу для оцінки роботи й розв’язання конфліктів.
Джерело: kadroland