Щодо підписання документів директором під час перебування у відпустці
Запитання
Під час відпустки директору часто доводиться розв’язувати робочі ситуації й підписувати термінові документи. Чи правомірно це і чи є чинними документи, які керівник підписав, коли перебував у відпустці?
Відповідь
Не радимо директору підписувати документи під час відпустки або тимчасової непрацездатності тощо. Хоч документи будуть чинними.
Відпустка — гарантоване право працівника на відпочинок (ст. 45 Конституції України). Це державна гарантія для працівників. Її надають працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей (преамбула Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).
Під час відпустки працівник не може виконувати своїх обов’язків. Це підтверджує порядок відкликання працівника з відпустки за наявності підстав (ст. 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП), ст. 12 Закону про відпустки).
Позиція Мінсоцполітики. Працівник не може виконувати своїх посадових обов’язків під час відпустки. У період відпустки роботодавець не може притягнути працівника до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, а тому повноваження працівника на цей період припиняють (Лист від 17.10.2016 № 376/06/186-16)
Під час відпустки працівник не зобов’язаний виконувати своїх посадових обов’язків, однак ані КЗпП, ані Закон про відпустки не забороняють працівнику робити це за власною ініціативою. Адже відпустка не припиняє посадових обов’язків працівника, він і під час відпустки перебуває на своїй посаді. Тому документи, підписані під час відпустки, не можна визнати нечинними. Аналогічна позиція у Держпідприємництва (Лист від 17.10.2014 № 8361).
Суди також ухвалюють рішення, які підтверджують можливість працівника виконувати свої обов’язки та підписувати документи під час відпустки. Шостий апеляційний адміністративний суд у постанові від 19.11.2018 у справі № 810/3765/18 виклав таку позицію:
Зверніть увагу! На період відпустки правовий зв’язок працівника та роботодавця не припиняється, а трудова функція обмежується тільки в частині обов’язковості її виконання. Хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та меті відпустки, самі по собі такі обставини не можуть свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа та спростовувати засвідчені ними операції.
Роботу під час відпустки з власної ініціативи:
-
- закон не забороняє;
- роботодавець додатково не обліковує.
Отже, законодавство не позбавляє права підпису на час відпустки. Документи, які підписав директор у цей період будуть чинними. Проте ніхто не має права примусити керівника до цього. Адже виконувати посадові обов’язки під час відпустки працівник може лиже з власної ініціативи.
Чи можна під час відпустки директора підписувати його ЕЦП банківські документи?
Не радимо підписувати документи ЕЦП директора під час його відпустки. Але усе можна вирішити.
Вам потрібно проінформувати банк, надавши новий перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та підписувати платіжні інструкції в паперовій або електронній формі. А на період відпусток посадової особи покласти функції директора із підписання платіжних інструкцій на іншого працівника підприємства.
За відсутності керівника (директора) через відпустку або лікарняний, електронну податкову звітність можуть підписувати посадові особи, яким делеговано такі повноваження. Для цього потрібно надіслати Повідомлення до ДПС.
Докладно із тим як діяти коли директор / бухгалтер у відпустці і є потреба передати право підпису ви можете ознайомитися за посиланням.
Окрім того, чинне законодавство не забороняє надавати відпустку у вихідні дні. Щоправда ч. 1 ст. 12 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» передбачає: на прохання працівника щорічну відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості за умови, якщо одна основна безперервна частина щорічної відпустки (за один робочий рік) становитиме не менше ніж 14 календарних днів. Тож одна із частин відпустки має тривати не менше двох тижнів. Докладніше про це дізнавайтеся тут.
Якщо директор підписав документи у відпустці
Джерела: kadroland, FACTOR, 7eminar